Picqer koppeling voor Shopify en Magento: standaard waar het kan, maatwerk waar het moet

Beide koppelingen starten in een veilige stand: alleen producten en orders importeren, nog geen voorraad of zendingen terugsturen. Pas als je hebt gecontroleerd dat alles klopt, zet je die richting aan. Dat is een goede gewoonte, ook als je later maatwerk toevoegt.

Eerlijk advies: begin met de koppeling van Picqer zelf. Die wordt onderhouden door Picqer, gaat mee met wijzigingen aan hun kant en kost je geen bouwuren. Voor een standaardshop is dat de beste keuze.

De standaardkoppeling past meestal als je één webshop per magazijnlocatie hebt, je producten een unieke SKU hebben, je voorraad alleen in Picqer wordt beheerd en er geen ERP is dat zelf voorraad of orders bijhoudt. Bundels via de standaard Shopify Bundles-app worden door Picqer ondersteund: de onderdelen komen als losse orderregels binnen.

Ook meerdere winkels zijn geen reden voor maatwerk. Je kunt meerdere Shopify-winkels aan één Picqer-account koppelen. Twijfel je? Zet de koppeling in de teststand aan en kijk een week naar je eigen orders. Dan zie je vanzelf of er gaten zijn.

Het grootste risico zit niet in Picqer zelf. Het zit in een webshop die met Picqer én met een ERP praat, terwijl beide systemen denken dat ze leidend zijn. Dan gaat dezelfde order twee keer de deur uit, of overschrijft het ERP de voorraad die Picqer net heeft bijgewerkt.

Kijk eerst wat er aan de Picqer-kant bestaat. De eigen Exact Online-koppeling van Picqer is bedoeld om orders die in Picqer zijn aangemaakt te factureren. Volgens Picqer kun je die koppeling niet meer nieuw instellen, en voor webshoporders raadt Picqer aan om Exact direct aan je shop te koppelen. Daarnaast bestaat er een Exact Online-integratie die door een derde partij (xCore) is gebouwd, waarvoor Picqer geen garantie geeft. Een standaardkoppeling tussen Picqer en AFAS hebben we in de documentatie van Picqer niet gevonden.

Daarom leggen we per gegeven één route vast. Een veelgebruikte verdeling: de shop stuurt orders naar Picqer voor de fysieke afhandeling, en naar het ERP voor de boekhouding en facturatie. Picqer is leidend voor de fysieke voorraad. Het ERP is leidend voor artikelen, prijzen en debiteuren. Voorraadmutaties uit Picqer gaan naar het ERP, niet andersom. Welke verdeling bij jou past, hangt af van je inrichting.

Zodra er drie of meer systemen meedoen, zetten we er vaak een Laravel-laag tussen. Die middleware ontvangt webhooks van Picqer, haalt wijzigingen uit het ERP en stuurt elke wijziging maar één kant op. Zo blijven je shop, je WMS en je ERP los van elkaar en zie je op één plek wat er misgaat. Hoe we dat voor AFAS en Exact aanpakken, lees je op de pagina's over de AFAS Magento koppeling en de Exact Online Shopify koppeling.

De meeste Picqer-problemen zijn dataproblemen. Picqer koppelt producten op SKU. Shopify maakt een SKU optioneel, en Picqer importeert alleen producten met een unieke SKU. Een order met een product zonder SKU blijft hangen met de melding dat de order producten zonder SKU bevat. Heb je dubbele SKU's, dan werkt Picqer volgens de eigen FAQ de voorraad bij van de eerste match. De andere variant krijgt dan verkeerde voorraad.

Ook in de Picqer API moet de productcode uniek zijn. In Magento kunnen bepaalde speciale tekens in een productcode, zoals een slash, euroteken of komma, in sommige Magento-versies problemen geven bij de synchronisatie. Regel dit dus vóór de eerste import: één unieke SKU per fysiek product, zonder rare tekens, en dezelfde code in shop, Picqer en ERP.

Het tweede punt is voorraadleiding. Precies één systeem is de bron van de waarheid voor fysieke voorraad. Met Picqer is dat bijna altijd Picqer. Stuur dan nooit tegelijk voorraad vanuit een ERP of een ander kanaal naar dezelfde shop. Picqer werkt met vrije voorraad per magazijn: fysieke voorraad min wat al gereserveerd is voor openstaande orders en backorders. Die vrije voorraad is wat je shop moet tonen, niet de fysieke voorraad op de plank.