Exact Online Shopify koppeling die je boekhouding laat kloppen

In de Shopify App Store staan meerdere Nederlandse apps die Shopify en Exact Online synchroniseren. Combidesk (Exact Online Bookkeeping) zet orders en refunds door als verkoopboeking of factuur en maakt klanten aan als debiteur. Het Basic-plan synchroniseert elk uur, de duurdere plannen vrijwel realtime, en ondersteuning voor Shopify Payments zit in een apart, duurder plan. Webwinkelfacturen biedt een realtime koppeling waarbij je kiest of een order bij (gedeeltelijke) betaling of autorisatie wordt doorgezet, voor één vast maandbedrag. Prijzen in de App Store veranderen regelmatig; check altijd de actuele pagina.

Voor een standaard B2C-shop met één Shopify-store, Nederlandse en EU-klanten en Shopify Payments of een gangbare betaalprovider is zo'n app vaak de beste keuze. Je betaalt een paar tientjes per maand, de leverancier onderhoudt de koppeling als Shopify of Exact iets aan hun API verandert, en je bent binnen een paar dagen live. Laat dan wel je boekhouder vooraf de grootboekrekeningen, btw-codes en dagboeken bepalen, en test een maand aan orders inclusief retouren voor je live gaat.

Een app wordt een probleem zodra je processen afwijken van wat de app kent. Voorbeelden: B2B-klanten die op rekening kopen en als echte debiteur met betaaltermijn in Exact moeten staan, bundels die in Exact als losse artikelen geboekt moeten worden, meerdere Shopify-stores die naar verschillende Exact-administraties moeten, of een eis dat voorraad uit Exact binnen minuten in Shopify staat. Dan stapel je workarounds, en elke workaround is een plek waar het later stil misgaat.

Btw is de tweede plek waar koppelingen stuklopen. Shopify rekent btw uit per orderregel en per land, Exact Online boekt met btw-codes die per administratie zijn ingericht. De koppeling moet elke combinatie van tarief, land en klanttype vertalen naar de juiste Exact-code: hoog en laag tarief in Nederland, verkopen aan particulieren in andere EU-landen onder de OSS-regeling, intracommunautaire leveringen aan zakelijke klanten met een geldig btw-nummer, en export buiten de EU.

Kortingen maken het ingewikkelder. Een kortingscode van tien euro op een order met producten in het hoge en het lage tarief moet naar rato over beide tarieven verdeeld worden, anders klopt je btw-aangifte niet. Hetzelfde geldt voor verzendkosten, die de btw volgen van de producten in de zending. Shopify levert de verdeling per regel aan; de vraag is of de koppeling die ook zo doorgeeft, of alles op één regel samenvoegt.

Laat de btw-mapping daarom altijd vastleggen in een tabel die je boekhouder kan controleren, en test met echte randgevallen: een gemengde order met korting, een Belgische particulier, een Duitse B2B-klant met btw-nummer en een gedeeltelijke retour. Meer over btw-instellingen per land lees je in onze handleiding over btw voor EU-webshops.

Bij Shopify Plus verandert de vraag. Je hebt vaak meerdere stores voor verschillende landen of merken, B2B-functies met bedrijfsprofielen, eigen prijslijsten en betaaltermijnen, en een ordervolume waarbij een uurlijkse sync niet meer voldoet. Elke store kan naar een eigen Exact-administratie moeten, of juist naar één administratie met een eigen dagboek per store.

Aan beide kanten gelden API-limieten. Shopify werkt met een kostenbudget per app per store, waarbij Plus-stores een hoger budget krijgen. Exact Online hanteert een limiet per minuut en per dag per app per administratie. Bij duizenden orders per dag betekent dat: batchen waar het kan, alleen gewijzigde voorraad versturen in plaats van alles, en een wachtrij die netjes terugschakelt als een limiet bereikt is. Een app die per order meerdere losse calls doet, loopt hier als eerste tegenaan.

Voor B2B is het belangrijk dat bedrijven en hun locaties uit Shopify als debiteur met de juiste betaalconditie in Exact komen, en dat facturen op rekening niet als betaald worden geboekt. Wil je openstaande posten of kredietlimieten uit Exact terug in Shopify tonen, dan heb je per definitie een tweerichtingskoppeling nodig. Dat is het punt waarop wij meestal adviseren voor maatwerk of Alumio te kiezen.