Shopify + Exact Online — boekhouding synchronisatie

Shopify + Exact Online — boekhouding synchronisatie

Elke dag dat orders handmatig in Exact Online worden ingevoerd, kost je gemiddeld 8 tot 15 minuten per order. Bij 30 orders per dag is dat al gauw 3 uur boekhoudwerk. Pure overhead. Een Shopify koppeling met Exact Online elimineert dat volledig — maar alleen als je de sync goed inricht. Halfbakken integraties creëren meer problemen dan ze oplossen.

In dit artikel lees je hoe de koppeling technisch werkt, welke opties er zijn (app vs. middleware), hoe je BTW en idempotency goed regelt, en wat er altijd handmatig blijft — ook met de beste sync.

Wat er gesynchroniseerd moet worden

Een Shopify-winkel genereert continu data die boekhoudkundig relevant is. De meeste ondernemers denken alleen aan orders, maar een complete sync omvat meer:

Betalingen worden in de praktijk het vaakst vergeten. Een order staat in Exact, maar of er ook betaald is — en via welke betaalmethode — wordt niet altijd meegenomen. Dat geeft een vertekend beeld in je openstaande posten.

App of middleware: de twee routes

Route 1: een kant-en-klare app

De Shopify App Store bevat meerdere integraties voor Exact Online. Denk aan tools als Zapier, OrderCup, of specifieke boekhoudkoppelingen. Deze werken doorgaans via een no-code interface: inloggen, velden mappen, draaien.

• Snelle setup (reken op een halve dag tot twee dagen configuratie)
• Geen ontwikkelkosten
• SaaS-model: beheer ligt bij de leverancier

• Beperkte controle over mapping en businesslogica
• Doorgaans duurder op schaal (maandelijkse kosten per order of abonnement)
• BTW-scenarios die afwijken van standaard zijn moeilijk configureerbaar
• Je bent afhankelijk van de roadmap en stabiliteit van een derde partij

Wij zien bij klanten dat apps goed werken tot een ordervolume van ruwweg 200-500 orders per maand bij standaard BTW-scenarios. Daarboven, of bij B2B-scenario's met afwijkende BTW-regels, loopt het mis.

Route 2: maatwerkkoppeling via Laravel

Voor grotere volumes of complexere businesslogica bouw je de koppeling zelf — of laat je hem bouwen. Laravel is hiervoor de standaard keuze: robuuste queue-infrastructuur, Horizon voor monitoring, en uitstekende ondersteuning voor OAuth2 (wat Exact Online gebruikt).

De Exact Online REST API werkt via OAuth2 met een access token die elke 10 minuten verloopt. Je moet dus token refresh goed inregelen.

// Exact Online token refresh via Laravel HTTP client
use Illuminate\Support\Facades\Http;
use Illuminate\Support\Facades\Cache;

function getExactToken(string $refreshToken): string
{
    $cacheKey = 'exact_access_token';

    if (Cache::has($cacheKey)) {
        return Cache::get($cacheKey);
    }

    $response = Http::asForm()->post('https://start.exactonline.nl/api/oauth2/token', [
        'grant_type'    => 'refresh_token',
        'refresh_token' => $refreshToken,
        'client_id'     => config('exact.client_id'),
        'client_secret' => config('exact.client_secret'),
    ]);

    $data = $response->json();

    // Access token is 10 minuten geldig — bewaar iets korter
    Cache::put($cacheKey, $data['access_token'], now()->addSeconds(540));

    return $data['access_token'];
}

Met dit patroon voorkom je rate limit-problemen door onnodige token-verzoeken. Exact Online heeft een API-limiet van 300 requests per minuut per divisie — bij hoge ordervolumes loop je daar tegenaan als je niet throttled.

BTW-afhandeling: het lastigste onderdeel

BTW is waar de meeste koppelingen fout gaan. Shopify kent BTW als een percentage op een orderregel. Exact Online werkt met BTW-codes die gekoppeld zijn aan grootboekrekeningen. Die mapping is niet triviaal.

Scenarios die bijzondere aandacht vragen:

In de praktijk: neem de BTW-mapping nooit over uit een app-template zonder te controleren. Vraag altijd je boekhouder om de exacte BTW-codes en grootboekrekeningen die in jouw administratie gebruikt moeten worden.

Idempotency en foutafhandeling

Dit is het technische onderwerp dat het vaakst wordt overgeslagen — en het vaakst voor dubbele boekingen zorgt.

De oplossing is simpel: sla per Shopify order-ID op of je hem al verwerkt hebt.

// Idempotent order verwerking
use App\Models\ExactSyncLog;

function syncOrderToExact(array $shopifyOrder): void
{
    $orderId = $shopifyOrder['id'];

    // Voorkomen van dubbele verwerking
    if (ExactSyncLog::where('shopify_order_id', $orderId)
                    ->where('status', 'success')
                    ->exists()) {
        return; // Al verwerkt, skip
    }

    // Markeer als in behandeling
    $log = ExactSyncLog::updateOrCreate(
        ['shopify_order_id' => $orderId],
        ['status' => 'processing', 'attempts' => \DB::raw('attempts + 1')]
    );

    try {
        // Verwerk order naar Exact...
        createExactInvoice($shopifyOrder);

        $log->update(['status' => 'success', 'synced_at' => now()]);
    } catch (\Throwable $e) {
        $log->update([
            'status'        => 'failed',
            'error_message' => $e->getMessage(),
        ]);

        // Gooi terug zodat Laravel Queue het herprobeert
        throw $e;
    }
}

// In de Job class
public int $tries = 5;
public array $backoff = [30, 120, 300, 600, 1800]; // seconden

Bij 5 pogingen met deze intervals overleeft de sync een Exact-storing van bijna 30 minuten zonder verlies.

Shopify webhooks vs. polling

Je kunt de Shopify-data op twee manieren ophalen: via webhooks (Shopify pusht naar jou) of via polling (jij haalt periodiek op via de Admin REST of GraphQL API).

Wat handmatig blijft

Eerlijkheid vereist dit te benoemen. Zelfs met een perfecte sync blijft een deel van het boekhoudproces handmatig.

Kosten vergelijking: app vs. maatwerk

De break-even voor maatwerk ligt doorgaans tussen anderhalf en drie jaar. Bij een groeiende Shopify webshop die richting Shopify Plus gaat, is maatwerk bijna altijd de betere keuze op termijn.

Integratie als onderdeel van een grotere architectuur

Een Shopify-Exact koppeling staat zelden alleen. In veel architecturen is er ook een ERP, WMS, of PIM in het spel. Dan wordt de koppeling complexer: wie is de bron van waarheid voor voorraad? Gaat de order eerst via het ERP en daarna naar Exact, of direct?

Bij Shopify Plus-klanten zien wij vaak een middleware-laag die orders ontvangt, verrijkt (met B2B-klantdata, contractprijzen, locatiedata) en daarna doorstuurt naar zowel Exact als het WMS. Die middleware is dan vrijwel altijd een Laravel-applicatie met een duidelijk event-driven model.

Voor complexere scenario's dan een directe Shopify-Exact sync verwijzen we je graag naar onze aanpak voor Laravel maatwerkkoppelingen — of neem contact op voor een architectuurgesprek.

Veelgestelde vragen

Kan ik Shopify koppelen aan Exact Online zonder te programmeren?

Ja, via apps uit de Shopify App Store. Voor standaard scenario's (B2C, Nederlandse BTW, enkelvoudige btw-tarieven) werkt dat prima. Zodra je B2B-klanten hebt met BTW-verlegging, meerdere EU-landen bedient, of boven de 500 orders per maand komt, raad je aan toch maatwerk te overwegen.

Worden retouren automatisch als creditnota in Exact aangemaakt?

Dat hangt af van de implementatie. In een goed gebouwde koppeling luister je naar het refund/create webhook-event van Shopify en maak je automatisch een creditnota aan in Exact. Gedeeltelijke retouren vereisen extra logica om de juiste orderregels te matchen.

Hoe lang duurt het voordat een order in Exact staat?

Met een webhook-gebaseerde koppeling: doorgaans binnen 30 seconden na betaalbevestiging. Met polling: afhankelijk van het interval, maar reken op 15 tot 60 minuten. Voor de meeste boekhoudkundige doeleinden maakt dit verschil niet uit.

Wat als Exact Online offline is tijdens een piekperiode?

Met een queue-gebaseerde implementatie (zoals hierboven beschreven) worden orders gebufferd en opnieuw verwerkt zodra Exact weer beschikbaar is. Zonder queue riskeer je dataverlies. Exact heeft onderhoud doorgaans op werkdagen vroeg in de ochtend — in de praktijk valt dit voor webshops zelden op een piekmomenten.