PIM-systeem nodig? Zo bepaal je het (en wanneer niet)

Een PIM heb je nodig zodra productdata de bottleneck wordt: meerdere kanalen, meerdere talen, leveranciersdata die binnenkomt in Excel, en een team dat uren kwijt is aan kopiëren en corrigeren. Heb je één shop, één taal en een catalogus die je in een uur overziet, dan is een PIM overkill. Dan volstaan attributen in Magento of metafields in Shopify.

Wat doet een PIM eigenlijk?

Een PIM (Product Information Management) is de bron van waarheid voor productinformatie: attributen, beschrijvingen, vertalingen, categorieën en relaties tussen producten. Het verrijkt data, bewaakt de kwaliteit en distribueert naar kanalen.

Concreet doet een PIM dit:

• Productdata centraliseren uit leveranciers, ERP en handmatige invoer
• Data verrijken en vertalen in een workflow
• Compleetheid bewaken per kanaal en per taal
• Data exporteren naar webshop, marktplaats, print en feeds

Een PIM doet dit niet:

• Voorraad, facturen en inkooporders beheren (dat is je ERP)
• Orders afhandelen (dat is je webshop of OMS)
• Prijzen en klantafspraken per debiteur vastleggen (meestal ERP)
• Als volwaardige DAM fungeren (veel PIM's hebben wel basis-assetbeheer)

De eerlijke versie: een PIM lost een datakwaliteitsprobleem op. Heb je dat probleem niet, dan koop je alleen complexiteit.

Wanneer heb je een PIM echt nodig?

Je hebt een PIM nodig als minstens twee van deze signalen tegelijk gelden. Eén signaal is zelden genoeg.

De getallen in de tabel zijn onze vuistregels uit de praktijk, geen harde grenzen. Een shop met 300 SKU's en 12 talen kan eerder een PIM nodig hebben dan een shop met 5.000 SKU's in één taal.

Het belangrijkste signaal: hoeveel tijd kost je productdata?

Reken het uit. Stel: drie medewerkers besteden elk 8 uur per week aan het corrigeren, vertalen en kopiëren van productdata. Dat is 24 uur per week, bijna 1.250 uur per jaar. Bij een intern uurtarief van €50 is dat €62.500 per jaar. Dat is een rekenvoorbeeld, vul je eigen cijfers in.

Als een PIM dat halveert, weet je binnen een minuut of de business case klopt. Dit is de rekenstap die de meeste teams overslaan.

Wanneer heb je géén PIM nodig?

Je hebt geen PIM nodig als je catalogus klein is, je één kanaal bedient en je productdata al schoon is. Dan is de investering in licentie, implementatie en beheer groter dan de winst.

Typische situaties waarin wij afraden:

• Je hebt een shop met minder dan een paar honderd producten
• Je data komt uit één bron (bijvoorbeeld je ERP) en is al goed
• Het probleem is niet de data, maar het proces: niemand is eigenaar
• Je hoopt dat een PIM je rommelige data "vanzelf" opschoont. Dat doet het niet

Een PIM dwingt structuur af. Het maakt slechte data niet goed. Eerst de data-eigenaar en het datamodel, dan pas de tool.

PIM, ERP of DAM: wat is het verschil?

Het ERP beheert bedrijfsprocessen en transacties. De PIM beheert commerciële productinformatie. De DAM beheert bestanden zoals foto's, video's en datasheets.

Het ERP bevat vaak de basis (SKU, prijs, voorraad). De PIM voegt toe wat de klant moet zien en wat zoekmachines nodig hebben. Een veelgemaakte fout is het ERP te misbruiken als PIM. Dat werkt tot je de eerste vertaalslag of het tweede kanaal toevoegt.

Welke PIM-systemen zijn er?

Er is geen beste PIM. Er is een PIM die past bij je schaal, je team en je technische stack. We noemen vier bekende opties, op basis van hoe de leveranciers zichzelf positioneren op hun eigen websites. Prijzen zijn bij geen van de vier publiek in een vaste prijslijst te vinden, op Plytix na.

Wat dit in de praktijk betekent:

• Plytix past bij kleinere catalogi die snel willen starten zonder groot traject.
• Akeneo is populair in Magento-omgevingen en past bij teams die een duidelijke datagovernance willen.
• Pimcore is geschikt als je veel maatwerk wilt en een technisch team hebt dat dat aankan.
• Salsify richt zich vooral op brands die aan veel retailers leveren.

Meer over de combinatie met Magento lees je in PIM-systeem naast Magento 2 en Magento 2 + Akeneo PIM: implementatie.

Wat kost een PIM-implementatie en hoe lang duurt het?

De licentie is zelden het grootste bedrag. Het traject bestaat uit datamodel, import, koppelingen en inrichting van workflows. Daar zit het werk.

Wij geven bewust geen vaste prijs, want die bestaat niet. Wel de factoren die de bandbreedte bepalen:

• Datamodel: hoeveel attributen, families en varianten?
• Datakwaliteit: hoeveel opschoning vooraf?
• Aantal bronnen: ERP, leveranciers, Excel, bestaande shop
• Aantal doelen: shop, marktplaatsen, feeds, print
• Vertaalproces: handmatig, vertaalbureau of automatisch
• Aantal koppelingen: elke koppeling is een stuk werk dat je moet bouwen en onderhouden

In de praktijk loopt een eenvoudig traject met een SaaS-PIM en één koppeling in weken. Een traject met meerdere bronnen, kanalen en maatwerk loopt in maanden. Behandel dat als indicatie. Vraag altijd een voorstel op basis van jouw datamodel.

Reken ook mee: licentie per jaar, beheer door een data-eigenaar, en onderhoud van de koppelingen.

Hoe koppel je een PIM zonder vendor lock-in?

Bouw de koppeling los van de PIM en los van de shop. Dan kun je later van PIM wisselen zonder je hele integratielaag te herschrijven.

De PIM is zelden het probleem. De koppelingen wel. Als je PIM direct in je webshop-extensie zit gebakken, is wisselen een migratie van twee systemen. Een integratielaag ertussen voorkomt dat.

Dat kan met een iPaaS als Alumio of met maatwerk in Laravel. Beide aanpakken hebben voor- en nadelen. Een uitgebreide uitleg staat in PIM-koppeling zonder vendor lock-in.

Wat zijn de alternatieven voor een PIM?

Voor kleine tot middelgrote catalogi is het native datamodel van je platform vaak genoeg. Het kost niets extra en je hebt één systeem minder.

Magento-attributen

Magento 2 heeft attribuutsets, configureerbare producten en meerdere store views voor vertalingen. Dat werkt goed tot een paar duizend producten met een beheersbaar aantal attributen. Het wordt zwaar als meerdere mensen tegelijk data beheren, als je goedkeuringsflows nodig hebt of als je naar meerdere kanalen buiten Magento distribueert. Meer over het platform op onze Magento-pagina.

Shopify metafields en metaobjects

Shopify gebruikt metafields als key-value paren om extra data aan producten en andere resources te hangen. Metaobjects zijn losstaande, gestructureerde objecten. Volgens Shopify's documentatie zorgen definities voor typevalidatie en toegang in de admin. Voor veel merken is dat genoeg. Wat het niet biedt: een echte workflow, compleetheidscontrole per kanaal en leveranciersonboarding. Meer over Shopify en de apps-markt.

Spreadsheets met discipline

Een goed gestructureerde Excel of Google Sheet met import is een legitieme tussenstap. Het schaalt niet, maar voor een shop in een vroeg stadium is het beter dan een PIM die niemand onderhoudt.

Beslistabel: PIM of niet?

Samengevat

• Een PIM lost een datakwaliteitsprobleem op, geen procesprobleem.
• Zoek minstens twee signalen: veel SKU's, meerdere kanalen, meerdere talen, veel leveranciers.
• ERP, PIM en DAM doen elk iets anders. Meng ze niet.
• Reken je business case uit in uren per week, niet in features.
• Bouw koppelingen los van PIM en shop om lock-in te voorkomen.
• Kleine catalogi redden zich met Magento-attributen of Shopify metafields.